1. Коли потенційний клієнт запитує про зразки, уточніть в нього асортимент і кількість, яка їх цікавить. Досвідчені дистриб’ютори можуть приблизно спрогнозувати продукти-бестселери і обрати асортимент самостійно. Якщо ж продукт новітній, то краще вам як виробнику поцікавитись каналами збуту, в які даний клієнт планує продавати ваші продукти. Тоді підібрати асортимент, який є топом продажів в цих каналах збуту на схожих ринках або який дозволить максимально широко представити асортимент продукту – різне фасування, різний дизайн, функціональні чи смакові властивості (якщо продукти харчування) тощо.
2. Поцікавтесь кількістю кожного СКЮ, яке хоче отримати дистриб’ютор і календарною датою, до якої зразки мають бути в нього. Часто, знаходячи цікавий продукт, дистриб’ютор може призначити презентації цих продуктів-зразків своїм найбільшим клієнтам для отримання відгуку з ринку. В такому випадку зразки гарантовано мають бути завчасно у клієнта. В мережах роздрібної торгівлі є лише кілька тижнів, коли в категорії розширюють чи замінюють асортимент. Важливо потрапити в цей часовий проміжок.
3. Якщо у вашого продукту є термін придатності, надсилайте зразки максимально свіжими, але так, щоб його властивості вже були репрезентативними. Іноді з плином часу продукт змінює колір, розмір, смак, тому варто надсилати його в терміні, коли він проявляє свої максимально стабільні властивості. Інакше, коли прибуде партія, яка йтиме 40 днів морем і продукт матиме інші властивості, ніж у дуже свіжих зразках, можна отримати рекламацію.
4. Добре упаковуйте свої зразки. Логістичні центри можуть кидати коробки з висоти людського зросту. Якщо продукт крихкий, він має бути запакованим так, щоб гарантовано доїхати. Використовуйте вкладиші-пухирці, картон, холофайбер для заповнення проміжків між товаром і транспортною тарою. Переконайтесь, що гофра транспортної тари достатньо міцна для тривалої закордонної подорожі.
5. Коли посилка запакована, визначіть її розміри (довжина, ширина, висота в мм) і вагу брутто. Потрібно врахувати, що логістичні оператори вираховують об’ємну вагу і фактичну, а тариф розраховують по більшому показнику. Об’ємна вага розраховується так: (Довжина*Ширина*Висота в см)/5000. Деякі оператори використовують дільник 4000. Перевірте, чи не виходять габарити і вага за допустимі оператором розміри.
6. Взнайте у свого одержувача точну адресу доставки, прізвище та ім’я одержувача, на яку особу оформляти посилку – фізичну чи юридичну та мобільний телефон одержувача.
7. Маючи адресу, вагу та розміри відправлення порівняйте вартість в кількох операторів доставки взірців. Варіанти: Укрпошта (найдешевша, але тривалі терміни), EMS (пришвидшений сервіс Укрпошти), Міст-Експрес (актуально для великорозмірних зразків вагою понад 30 кг, які не везуть інші згадані служби), Нова Пошта (одна з найшвидших, але передбачає доставку на умовах DAP), DHL (до 7 днів по всьому світу), TNT. При виборі потрібно порівнювати вартість та час доставки. Якщо відправка «не горить», можна Укрпоштою через особистий кабінет оформити відправлення, а якщо потрібні взірці «на вчора», то рекомендуємо DHL абоTNT.
8. Оформіть належним чином пакет документів на відправлення згідно правил логістичного оператора. Зазвичай, це інвойс з вартістю зразків, можливо чек або накладна. Потрібно для підтвердження митної вартості товару.
9. В країнах ЄС зараз знизився поріг безмитного ввезення до 50-100-150 євро, залежно від країни. Деякі компанії йдуть на зниження митної вартості, щоб імпортер не платив мито і збори за розмитнення. Іноді це працює, але враховуйте, що ця занижена вартість потрапляє в митну базу країни-імпортера. Коли пізніше ви везтимете великий обсяг товару за його фактичною ціною, при розмитненні митниця може вказати, що раніше той самий товар завозився за значно нижчою вартістю і таким чином створиться митний прецедент. Довести реальну вартість товару потім буде складно.
10. Після оформлення зразків вам нададуть номер для відстеження (air waybill tracking number) при внесенні якого на сайті логістичного оператора ви зможете відстежувати посилку. Імпортерові теж потрібно цей номер надати з назвою оператора. Попередьте клієнта про митні платежі, які можуть виникнути.
11. Попросіть клієнта сфотографувати вигляд посилки, в якій приїхали зразки. Так ви знатимете, чи товар приїхав належної якості. Якщо ні – потрібно оформляти скаргу логістичному оператору.
12. Не забудьте спитати імпортера про враження від взірців за тиждень – 10 днів після прибуття, щоб розуміти подальші перспективи співпраці.
Бажаємо, щоб усі ваші зразки легко доставлялись і були першим етапом до успішної експортної співпраці!